Quản trị kinh doanh (P7: Cơ cấu tổ chức-Tiêu chí đánh giá)

Bất cứ một tổ chức kinh doanh nào cũng tồn tại một cơ cấu tổ chức. Khi còn nhỏ thì cơ cấu đơn giản, càng lớn thì cơ cấu càng phức tạp. Việc làm mới hay thay đổi cơ cấu tổ chức là một nhiệm vụ của nhà quản trị.

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận được chuyên môn hóa cao và có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Một bộ phận có chuyên môn hóa cao là bộ phận mà công việc chính của nó có tính lặp đi lặp lại. Nhờ có lặp đi lặp lại mà giúp cho công việc được hiệu quả hơn, việc quản trị cũng dễ dàng hơn.

Ví dụ như khi bạn mở một cửa hàng cafe nhỏ, một người lao động có thể đảm đương nhiều trách nhiệm rất khác nhau như  pha chế, bồi bàn, quét dọn tới bảo vệ. Khối lượng công viẹc không nhiều nên anh ta có thể đảm đương nhiều việc nhưng vấn đề là anh không chuyên tâm được vào công việc gì cụ thể. Khi khách hàng đông lên thì sẽ xuất hiện nhiều sai sót hơn. Cuối cùng bạn sẽ phải thuê thêm người để anh ta chỉ chuyên tâm vào việc anh ta làm giỏi nhất mà thôi (Ví dụ pha chế chẳng hạn).

1. Vai trò của cơ cấu tổ chức:

Nhu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp là thực hiện được các mục tiêu của DN (tối đa hóa lợi nhuận). Nhu cầu của người lao động liên quan tới công việc là biết rõ mình phải làm gì, làm như thế nào và làm với ai.

Hãy thử tưởng tượng DN của bạn chỉ bao gồm một tập hợp 10 người. 10 người này cứ nhìn thấy bất cứ việc gì là xúm vào cùng làm, mỗi người làm theo cách của mình mà chẳng phải nghe ai. Hệ thống như vậy tất loạn. Vì vậy cơ cấu tổ chức là tất yếu cho dù với mô hình KD hay quy mô KD như thế nào.

Hình dưới là một cơ cấu tổ chức cơ bản. Một mục tiêu của DN để thực hiện được đòi hỏi phải là kết hợp của các mục tiêu cấp thấp hơn được thực hiện.

Lãnh đạo DN có thể kiểm soát được tiến trình thực hiện mục tiêu DN nhờ biết rõ người chịu trách nhiệm. Các bộ phận khác nhau có chức năng nhiệm vụ khác nhau vì vậy khi một việc thuộc vào phạm vi của bộ phận nào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm.

Cơ cấu cũng thể hiện sự phân quyền mặc dù rằng trong DN luôn tồn tại quyền lực mềm bên cạnh quyền lực cứng cũng như tồn tại bên cơ cấu tổ chức chính thức luôn là một cơ cấu tổ chức phi chính thức.

2. Tiêu chí đánh giá một cơ cấu tổ chức

– Năng suất:

Luôn có hàng trăm cách làm để hoàn thành một cái gì đó nhưng chi phí để thực hiện chúng là khác nhau. Một quy trình tốt có thể hoàn thành một công việc trong 1 ngày, nhưng cũng công việc đó, con người đó mà với quy trình khác thì có thể là 2 ngày.

Tương tự có hàng trăm cách xây dựng cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta mặc sức sáng tạo.

Doanh nghiệp giống như một cái máy tính, tôi chẳng cần biết là nó bao gồm những bộ phận gì và nguyên lý hoạt động ra sao nhưng tôi vẫn có thể đánh giá được máy tính A năng suất hơn máy tính B nhờ vào kết quả mà nó mang lại trong một khoảng thời gian.

 – Chất lượng:

Chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu ra tới tay khách hàng như thế nào? Mỗi cơ cấu tổ chức sẽ mang lại các kết quả khác nhau.

Cơ cấu tổ chức tốt là cơ cấu mang lại sản phẩm/dịch vụ tốt nhất; tất nhiên là với các yếu tố chi phí không đổi.

– Sự linh hoạt

Hầu hết các công việc trong DN có tính lặp đi lặp lại, tuy nhiên cũng có những DN phải thường xuyên gặp các tình huống không được dự đoán trước. Lúc này nếu như cứng nhắc theo đúng các quy định thì sẽ không thể mang lại kết quả tốt nhất được mà phải đòi hỏi có sự linh hoạt.

Linh hoạt quá thì người ta có thể phá vỡ các quy tắc ngay cả khi không thực sự cần thiết mang lại nhiều rủi ro. Làm sao vừa đủ linh hoạt để giải các bài toán không dự đoán trước một cách tốt nhất mà ngăn chặn sự vô tổ chức?

– Khả năng cạnh tranh

Mỗi một tập hợp khách hàng có những nhu cầu tương đối giống nhau có thể tạo ra một phân khúc thị trường. Các nhu cầu của KH có những thứ bậc ưu tiên khác nhau. DN nào có thể thỏa mãn nhu cầu một cách tốt nhất với chi phí thấp nhất sẽ có khả năng cạnh tranh cao nhất.

Nếu như “Thời gian giao hàng” là yếu tố quan trọng thì DN của bạn phải có cơ cấu làm sao rút ngắn thời gian kể từ khi KH đặt hàng tới khi họ có hàng trong tay. Nếu “giá cả” là ưu tiên hàng đầu thì cơ cấu tổ chức phải sao cho gọn nhẹ để giảm chi phí nhưng vẫn cung cấp được sản phẩm/dịch vụ như kỳ vọng.

 – Sự hài lòng của đội ngũ người lao động

Khách hàng là thượng đế là khẩu hiệu đúng nhưng nhân viên cũng phải là thượng đế không kém vì nếu ta coi trọng họ thì họ mới có thể cung cấp được các sản phẩm/dịch vụ tốt và ổn định được. Nếu như nhân viên bất mãn thì trên báo cáo có thể rất đẹp nhưng thực tế lại rất tệ, khách hàng sẽ bất mãn và bỏ dần.

Người lao động hài lòng khi giá trị họ tạo ra được tổ chức ghi nhận và tương thưởng xứng đáng. Một tổ chức quan liêu có thể giết chết động lực của nhân viên. Một tổ chức minh bạch sẽ tạo động lực cho nhân viên.

Comments

comments