Trước khi có thể hiểu sâu hơn về chi phí ta ôn lại vài khái niệm Tài chính – Kế toán DN chính:
Hoạt động chính của nghiệp vụ kế toán là ghi lại các giao dịch một cách trung thực và chính xác các nghiệp vụ mà có ảnh hưởng tới tăng hoặc giảm Tài sản, Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Bảng cân đối kế toán là bảng mà trong đó thể hiện công thức cân bằng sau:
Tài sản – Nợ phải trả = Vốn chủ sở hữu.
Để đơn giản ta có thể hiểu là Tiền không tự nó mất đi mà nó chỉ chuyển từ dạng này sang dạng khác. Ví dụ ta có 100.000đ, ta cho bạn ta vay 50.000đ, số đó gọi là Khoản phải thu, ta mua một cái ghế 30.000đ thì ghế biến thành tài sản cố định. Tổng chung ta vẫn có 100.000đ nhưng được thể hiện ở dạng khác. Ta sẽ mất tiền thực sự khi ta bị móc túi, cái ghế của ta có khấu hao tài sản, bạn ta quỵt nợ.
Tài sản thì có tài sản lưu động và tài sản cố định. Tài sản lưu động là tiền mặt, các khoản có thể quy đổi ra tiền trong vòng 12 tháng (tính thanh khoản, khoảng thời gian thì không nhất thiết phải 12 tháng vì còn phụ thuộc vào chu kỳ quay vòng vốn của DN nữa). Các khoản trả trước cho nhà cung cấp cũng là tài sản ví dụ tiền đặt cọc chẳng hạn. Tài sản cố định là nhà xưởng, máy móc, đất đai…
Nợ phải trả có nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Khoản chênh giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn thể hiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp tại mỗi thời điểm. Như vậy tùy từng thời điểm mà vốn chủ sở hữu có tăng hoặc giảm. Cái này khác với vốn đăng ký kinh doanh, vốn đăng ký kinh doanh là số tiền mà cổ đông góp lại tại thời điểm thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tăng vốn điều lệ khi thấy cần.
Hoạt động Tài chính trong cụm từ Tài chính – Kế toán là những hoạt động liên quan tới sử dụng, huy động vốn của doanh nghiệp. Hoạt động tài chính là hoạt động rất quan trọng vì thông thường số vốn cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động lớn hơn gấp nhiều lần vốn chủ sở hữu. Số vốn huy động thêm này có thể là từ ngân hàng, từ bạn bè người thân hay từ bản thân chủ sở hữu. Để tăng vốn ngoài vay ngân hàng thì doanh nghiệp có thể huy động vốn từ cổ đông. Số vốn huy động từ cổ đông sẽ chi trả vào cổ tức (có nghĩa là từ lợi nhuận ròng), khác với vốn vay ngân hàng thì phải hạch toán vào chi phí.
Chi phí sử dụng vốn là chi phí do chiếm dụng vốn, thường lấy lãi ngân hàng cho dễ tính. Ví dụ nếu doanh nghiệp có 10 tỷ vốn chủ sở hữu, về mặt lý thuyết giả sử một năm lãi tích lũy là 20%~ 2 tỷ. Lợi nhuận ròng trong một năm của DN phải lớn hơn 2 tỷ này mới gọi là hiệu quả. Lợi nhuận ròng – chi phí sử dụng vốn (2 tỷ) = Lợi nhuận cổ đông. Lợi nhuận ròng là Lợi nhuận gộp trừ đi mọi khoản chi phí. Lợi nhuận gộp thì tùy theo đặc thù DN kinh doanh hàng hóa hay dịch vụ là chủ yếu, nếu là hàng hóa thì lợi nhuận gộp bằng doanh thu trừ chi phí vốn của hàng hóa (là giá mua hàng).
Quay trở lại bài toán chi phí. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều muốn tiết giảm chi phí tới mức tối đa cho dù doanh nghiệp đó có đang theo chiến lược Cạnh tranh bởi sự khác biệt. Khách hàng chỉ chấp nhận chọn mua sản phẩm A thay vì sản phẩm B khi sự khác biệt của A xứng đáng với khoản tiền chênh lệch phải bỏ ra nhưng khoản chênh không nên quá lớn. Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí; chi phí càng thấp thì lợi nhuận càng cao; nếu ta bán được nhiều hàng mà lợi nhuận thấp thì cũng khó duy trì được lâu.
Đôi khi các công ty theo chiến lược cạnh tranh bởi sự khác biệt cố tình tăng chi phí để làm rào cản cho những công ty bắt chước. Người đi đầu đương nhiên là đã phải chịu rất nhiều chi phí trong đó có cả sự rủi ro thất bại, kẻ bắt chước thấy hay và bắt chước theo, họ sẽ tiết giảm rất nhiều chi phí do bắt chước. Tuy nhiên người đi đầu luôn có lợi thế. Điểm kẻ bắt chước khó vượt qua đó là chi phí của họ thường cao hơn chi phí của người đi đầu, chi phí của người đi đầu càng cao (tất nhiên phải cao do thực tế phải vậy) thì chi phí của kẻ bắt chước sẽ cao hơn ngày càng xa vì vậy giá bán của anh ta cũng cao hơn.
Tất nhiên cty đi đầu cũng có nhiều thứ để tăng chi phí. Đội ngũ nhân viên thâm niên hơn, tâm lý ngủ quên trên chiến thắng, bộ máy lớn chậm cải tiến….
Có mấy yếu tố ảnh hướng tới chi phí của Dn:
1. Phạm vi kinh doanh.
Phạm vi theo địa lý: Giả sử như doanh nghiệp đã áp dụng thành công một mô hình kinh doanh ở một nước hay một tỉnh; DN có thể áp dụng nguyên mô hình đó ở nước khác, tỉnh khác và tất nhiên do không phải thiết lập từ đầu nên chi phí của DN cũng thấp hơn. Trong trường hợp DN không muốn mở rộng theo địa lý thì có thể nhượng quyền thương mại.
Phạm vi theo chiều dọc: nếu như doanh nghiệp sát nhập, liên minh, liên doanh với chuỗi giá trị của nhà cung cấp và chuỗi giá trị của kênh phân phối đầu ra thì chi phí có thể tăng lên hoặc giảm đi, cái này thì khá là dễ hiểu. Ngược lại là chia nhỏ, outsource vì chuyên môn hóa bao giờ cũng rẻ hơn là cái gì cũng ôm đồm. Các bác doanh nghiệp nhà nước ta thời gian quan là như vậy, tạo ra các công ty đầu ra và đầu vào nhằm tiết giảm chi phí, thu lợi nhuận cao hơn nhưng do quản lý kém đâm ra lại gia tăng chi phí hơn.
Phạm vi phân khúc: giả sử như một nhà sản xuất máy tính theo hai phân khúc là dành cho doanh nghiệp SMB và dành cho người chơi Games. Doanh nghiệp có thể chung nhau ở một số công đoạn chứ không nhất thiết phải tách ra thành hai đơn vị độc lập nhờ vậy mà tiết giảm chi phí. Ví dụ như một sale của FPT chuyên về cung cấp dịch vụ ADSL, nếu gặp khách hàng có nhu cầu về máy tính lẻ, máy chủ,…thì người bán hàng có thể giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của FPT. Thông thường một khách hàng có nhiều nhu cầu, nếu như DN có thể đáp ứng các nhu cầu bằng những sản phẩm khác nhau thì sẽ giảm được chi phí chăm sóc khách hàng ,quảng bá thương hiệu..Nhưng cẩn thận con dao hai lưỡi, một sản phẩm làm mất uy tín với KH có thể ảnh hưởng tới niềm tin của KH với các sản phẩm khác của DN đó.
2. Sự phối hợp trong chuỗi giá trị
Các liên kết trong chuỗi giá trị không tốt có thể làm gia tăng chi phí. Kiểm tra sản phẩm nhập kho không tốt có thể làm gia tăng chi phí ở giai đoạn logistic đầu ra. Bộ phận Sale kô có kế hoạch rõ ràng có thể làm gia tăng chi phí tài chính…Bản thân việc đàm phán với hai chuỗi giá trị ở hai đầu cũng làm tăng giảm chi phí.
Trong một chuỗi giá trị của doanh nghiệp việc tăng chi phí ở một khâu nào đó thường làm giảm chi phí ở một khâu khác trong chuỗi giá trị. Vì vậy việc xét chi phí phải nhìn ở Tổng chi phí, cũng như việc xét giá trị tăng thêm phải xét ở Tổng giá trị tăng thêm.
3. Sự học hỏi.
Chúng ta để ý là theo thời gian chúng ta có xu hướng thực hiện công việc với tốc độ nhanh hơn, điều đó xuất phát từ sự học hỏi. Lần đầu ta có thể chật vật soạn một cái hợp đồng mất cả ngày, lần thứ hai có thể rút ngắn lại còn vài chục phút, tới lần thứ 3 thì chắc chỉ vài phút. Tương tự với các hoạt động khác cũng vậy, ta cần phải có hệ thống ghi chép, ghi nhớ để tận dụng sự học hỏi.
Doanh nghiệp cũng vậy, cũng phải có sự tích lũy thông qua học hỏi. Không lặp lại các rủi ro phát sinh chi phí đã gặp, bán hàng dễ dàng hơn, chăm sóc KH dễ hơn…Mọi hoạt động của Doanh nghiệp nếu có một hệ thống tự học hỏi tốt đều có thể cắt giảm chi phí trong tương lai. Tuy nhiên, đa phần doanh nghiệp ít có hệ thống tự học hỏi hoàn chỉnh, một người bán hàng có thể lặp lại nguyên si lỗi mà người bán hàng khác đã gặp phải trước đó, đơn giản là chẳng có ai nhắc anh ta, hoặc DN kô đủ sức để truyền đạt cho anh ta hiểu.
Một doanh nghiệp mới thành lập đương nhiên sẽ phải trả phí học hỏi nhiều. Đó là rào cản chi phí để gia nhập thị trường trở thành đối thủ của cty có thâm niên trước đó. Doanh nghiệp thâm niên nhưng lại không có hệ thống học hỏi tốt sẽ không có lợi thế chi phí với cty mới gia nhập thị trường. Thật phí phạm.
