Hoàn thiện bản thân (P15: 3. Ưu tiên cho điều quan trọng nhất)

Hôm nay tình cờ đọc trên vnexpress có bài “Vợ chồng bằng tuổi suốt ngày cãi nhau”. Bài tâm sự có mô típ rất phổ biến đó là lúc yêu thì thấy người yêu toàn đức tính tốt, lúc lấy nhau rồi mới phát hiện ra những đức tính xấu không thể chấp nhận được. Cô gái trong bài viết cho rằng ông chồng lúc yêu đã dấu những đức tính xấu một cách hoàn hảo mà cô đã không thể phát hiện ra.

Thói quen sinh ra các suy nghĩ, hành vi giống nhau trong các tình huống tương tự nhau. Để có suy nghĩ và hành vi khác đi đòi hỏi phải có lý trí tác động. Giống như thói quen ngủ dậy muộn; ta có thể cố gắng nỗ lực dậy sớm vài ngày nhưng chỉ ngưng nỗ lực thì ta lại quay lại thói quen cũ. Hay thói quen hút thuốc, bạn có thể nhịn nửa ngày nhưng khó nhịn vài ngày.

Một người có thói quen xấu có thể dùng lý trí che đậy để thể hiện ra ngoài với những hành vi tốt. Người ngoài nhìn hành vi và suy ra rằng anh ta sở hữu một tính cách tốt nào đó.

Một người có thói quen tốt có thể thể hiện ra bên ngoài một cách vụng về do khả năng giao tiếp. Người ngoài quan sát hành vi và suy rằng anh ta sở hữu một thói quen xấu nào đó.

7 thói quen của người thành đạt không quan trọng bạn đang có thói quen xấu nào. Nếu bạn học các thói quen tốt này thì bạn sẽ có quyết tâm và năng lực từ bỏ được các thói quen xấu khác.

Thói quen thứ nhất giúp bạn trở thành người sáng tạo lên chính cuộc đời bạn. Thói quen thứ hai biến bạn trở thành nhà thiết kế khi tạo ra kết quả trước khi thực sự bắt tay vào làm. Thói quen thứ ba hướng tới hành động để biến thiết kế đó thành sự thật.

Thói quen này nhằm tới việc sử dụng thời gian sao cho hiệu quả.

1. Tính kỷ luật

Mỗi chúng ta dường như tồn tại hai con người. Một con người là lý trí, bảo ta phải làm cái này, làm cái kia mới phù hợp với một nguyên tắc nào đó. Một con người là bản năng mà được ví như con Quỷ trong cuốn “Chiến thắng con quỷ trong bạn” của Napoleon Hill. Con quỷ khuyên ta những điều dễ chịu như hãy đi chơi với bạn bè, hãy mua một món đồ mới, hãy ngủ dậy muộn, hãy uống rượu, hãy hút thuốc.

Con Quỷ có những lý lẽ rất hợp lý để thuyết phục ta điều nó muốn trong khi lý trí thì chống trả yếu đuối. Dù sao thì bản năng con người đã có từ hàng vạn năm trước truyền từ đời này sang đời khác trong khi lý trí mới chỉ được rèn luyện kể từ khi chào đời.

Để làm tốt được thói quen thứ ba đòi hỏi bạn phải tự kỷ luật nhằm chiến thắng con quỷ trong bạn. Bạn cứ hình tượng nó là con quỷ để căm thù nó nhờ vậy bạn sẽ ghét những lời khuyên của nó.

2. Bốn nhóm công việc

Bất cứ công việc nào cũng có thể được đánh giá thông qua hai tiêu chí Tính khẩn cấp và  Mức độ quan trọng

Hết giờ làm, bạn bè rủ đi nhậu là một việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Khẩn cấp là vì bạn không thể trì hoãn được nhưng việc đi hay không đi cũng không có khác biệt gì lắm đối với bạn.

Bạn phát hiện ra có kẻ trộm mò vào nhà, đó là việc khẩn cấp và cũng quan trọng đòi hỏi phải có phương án xử lý ngay.

Đọc một cuốn sách là việc không khẩn cấp nhưng quan trọng.

Vợ bạn muốn bạn dẫn đi mua một bộ áo mới là việc không khẩn cấp và cũng không thực sự quan trọng.

Công việc mà ảnh hưởng của nó tới bạn, gia đình bạn, công ty bạn càng lớn thì càng quan trọng.

Công việc mà thời gian còn lại để làm công việc đó càng ít thì càng khẩn cấp.

Các công việc nói chung có đặc điểm như sau:

– Một công việc đã quan trọng thường khó làm.

– Công việc không khẩn cấp ngày hôm nay thì ngày mai sẽ thành khẩn cấp.

– Công việc dễ làm ngày hôm nay có thể ngày mai sẽ trở nên khó làm.

– Công việc khó làm ngày hôm nay có thể ngày mai sẽ dễ làm.

– Các công việc có liên quan tới con người thường phát sinh nhiều thời gian hơn là bạn tưởng.

Chúng ta có hai thói quen xấu:

– Thích làm công việc không quan trọng vì nó dễ làm.

– Đâm đầu vào làm ngay công việc khẩn cấp mà không nghĩ có nên làm hay không.

Do vậy mà ô III và IV là hai ô chúng ta có xu hướng hướng tới.

Vì thời gian cứ trôi nên các việc khẩn cấp cứ dồn dập tới như những con sóng khiến bạn luôn ở trọng trạng thái xử lý việc khẩn cấp. Việc khẩn cấp thường mang lại stress và sự làm ẩu.

3. Trọng tâm phần tư thứ hai – Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Giả sử như hiện bạn có rất nhiều công việc ở ô I và II thì bạn nên xử lý công việc I song song với việc bắn tỉa công việc ở ô thứ II. Dần dần một thời gian thì công việc ở ô I sẽ ít đi và bạn chỉ còn phải nghĩ và làm công việc ở ô thứ II.

Ô thứ II là trọng tâm ta hướng tới. Khi ta giải quyết một công việc khó trong trạng thái không bị thúc ép thì đầu óc ta sẽ minh mẫn hơn nhờ vậy sẽ giải quyết nhanh và chính xác hơn.

Một công việc khó là khi bạn so sánh với năng lực của mình lúc đó. Nếu bạn gia tăng năng lực lên thì một công việc khó ngày hôm nay có thể là dễ ngày mai. Tại ô thứ hai bạn vừa phải sản xuất ra sản phẩm (Production) vừa phải gia tăng năng lực PC (Production Capability).

Các công việc gia tăng năng lực như đọc sách, tham gia khóa học, tập thể thao…không tạo ngay ra sản phẩm nên thường chúng ta cho rằng không quan trọng vì vậy mà không làm.

Một vài công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, ở ô thứ hai, mà bạn nên làm nếu không muốn một ngày đẹp trời ngoảnh mặt nhìn lại thấy mình  chưa làm được gì cho đời:

– Xây dựng sứ mệnh, nguyên tắc sống mà mình sẽ tuân thủ.

– Các mục tiêu và kế hoạch thực hiện cá nhân cho 1 năm, 3 năm và 5 năm. Bao gồm các lĩnh vực Sức khỏe, phát triển cá nhân, sở thích cá nhân, gia đình, tài chính, công việc,….

– Lên kế hoạch và thực hiện việc từ bỏ các thói quen không tốt như hút thuốc, uống rượu, nóng giận,…

Công việc nhóm III và IV

Những công việc không quan trọng khẩn cấp và không khẩn cấp nên được “ủy quyền” hoặc “nhờ”. Không hẳn là ở vị trí quản lý bạn mới có đủ quyền để nhờ người khác. “Quyền” không chỉ đến từ quyền lực cứng mà còn là quyền lực mềm nữa. Quyền lực mềm có được nhờ năng lực chuyên môn, từ mối quan hệ với người khác.

Nhờ người khác không phải là đẩy việc, đá bóng mà cần có qua có lại để đảm bảo tính lâu dài. Cùng công việc X nhưng với bạn là khó nhưng với người bạn nhờ lại dễ hoặc bản thân lúc đó người đó có thời gian rỗi có thể làm thay bạn. Bạn sẽ “trả ơn” vào một dịp khác khi bạn rỗi hoặc đúng chuyên môn của bạn. Đại loại giống như Lợi thế cạnh tranh trong thương mại quốc tế vậy.

4. Cách nhận biết công việc cần làm

Thông thường bạn dễ liệt kê  và thực hiện theo đúng kế hoạch những công việc có sức ép từ bên ngoài kiểu như các công việc sếp giao, khách hàng yêu cầu, vợ/chồng yêu cầu, con cái yêu cầu, ….Các công việc không bị sức ép như đăng ký một khóa học, đọc một vài chương sách, học vài từ mới, đi dạo dưới hàng cây,….có thể bạn nhớ nhưng ít khi bạn liệt kê ra và thường bị xếp vào nhóm công việc không quan trọng.

Đôi khi số việc bạn nhận thấy phải làm chiếm một phần rất nhỏ thời gian của bạn vì vậy bạn rất khó để tiết kiệm thời gian khi mà còn đang thừa mứa nó. Số việc ít xuất phát từ sự thiếu chủ động và từ kỹ năng phát hiện ra công việc cần làm.

Nhận diện vai trò của mình:

Mỗi người chúng ta đóng những vai diễn khác nhau ở những sân khấu khác nhau:

Ở công ty: là nhân viên, nhóm trưởng, tổ trưởng, trưởng phòng, giám đốc,…

Ở nhà:  là người chồng, người vợ, người con.

Ngoài xã hội: là người bạn, người công dân của một đất nước.

Ở câu lạc bộ tham gia: là thành viên câu lạc bộ

Ở trường: là học viên, bàn trưởng, tổ trưởng, lớp trưởng

Về Chính trị: là đội viên, đoàn viên, đảng viên,

Mỗi vai trò đòi hỏi bạn phải thực hiện một số trách nhiệm nào đó. Nếu không hoàn thành trách nhiệm bạn có thể bị loại ra khỏi nhóm đó.

Sau khi đã liệt kê tất cả các công việc cần làm, bạn phân loại chúng dựa trên mức độ ảnh hưởng, tính khẩn cấp. Một số vị trí sẽ phải từ bỏ hoặc giảm nhẹ vai trò. Phân loại xong thì sẽ cần lập kế hoạch để thực hiện.

• Kỹ năng quản lý thời gian (P2:Quản lý mọi công việc bằng Dashboard maps)29/01/2016
• Kỹ năng quản lý thời gian (P3: Thay thế bằng công việc giá trị hơn)01/02/2016

Comments

comments