Kỹ năng quản lý thời gian (P2:Quản lý mọi công việc bằng Dashboard maps)

4
3814

<Đây là một entry viết từ 2009 và đã được viết lại toàn bộ 29/1/2016>

Thời điểm sắp bước vào kỳ nghỉ tết âm lịch dài ngày cũng là lúc người ta bắt đầu suy nghĩ về những gì sẽ hướng tới trong năm 2016. Đây là một entry hướng dẫn cách lập mục tiêu năm bằng công cụ bản đồ tư duy kết hợp với việc theo dõi trên một bản đồ trung tâm gọi là Dashboard Map.

Dashboard dịch ra tiếng việt là Bảng điều khiển. Tưởng tượng thế này, khi bạn lái ô tô, trước mặt chẳng có cái đồng hồ nào cả, chỉ có tay lái thôi. Bạn không biết mình đang đi với tốc độ bao nhiêu, xăng đã hết chưa,…Cảm giác lúc đó chắc sẽ rất khó chịu.

Giờ cái ô tô cũng có đồng hồ báo tốc độ nhưng nó lại được đặt ở sau ghế ngồi. Để nhìn tốc độ bạn sẽ phải ngoái ra sau. Ngoài ra đồng hồ xăng thì lại ở chỗ nắp bình xăng, muốn xem xăng còn bao nhiêu thì phải dừng xe lại và ra đó để xem. Lần này các đồng hồ hiển thị có nhưng bạn vẫn cứ thấy bất tiện.

Và giờ trước mặt bạn có tất cả các đồng hồ cần thiết để biết trạng thái của cái ô tô. Bạn không còn mất thời gian cũng như tâm trí cho việc này nữa. Tương tự trong quản trị cũng có một công cụ là Thẻ điểm cân bằng (Balance Score Card) cũng nhằm mục đích này khi người ta tập hợp các chỉ số của doanh nghiệp trên bốn viễn cảnh để lúc nào người chủ DN cũng có thể biết được trạng thái của DN.

Với cá nhân thì bạn sẽ thấy sự bất tiện này nếu có lần nào nghĩ về việc này. Bạn có rất nhiều các công việc khác nhau thuộc các lĩnh vực Công việc, Gia đình, Cá nhân. Bạn chẳng có cái chỗ nào tập trung lưu trữ về nó cả. Muốn theo dõi công việc thì lập một bảng excel, muốn xem tình hình tài chính gia đình thì làm một file word, của cá nhân thì nhớ trong đầu. Khi các công việc còn ít thì bạn cảm thấy khá thoái mái; nhưng khi công việc dầy lên sẽ bắt đầu xuất hiện việc nhớ nhớ quên quên. Không thể tập hợp được công việc lại để biết nên làm công việc nào trước, việc nào sau. Thậm chí bản thân mỗi công việc bạn cũng lại mất thời gian tìm lại dữ liệu phục vụ cho cv đó vì không biết nó ở đâu. Riêng việc nghĩ tới việc mình có việc gì cần làm cũng đã tiêu tốn khá nhiều calo.

Dashboard Map sinh ra là nhằm mục đích đó. Bạn quản lý mọi thứ trên một bản đồ duy nhất. Bản đồ này là trung tâm kết nối tới các bản đồ khác. Luôn luôn bạn có thể dựa vào một bản đồ duy nhất này để biết mình đang ở đâu và để truy tìm dữ liệu

Bản đồ điều khiển trung tâm không có một quy luật nào định hình sẵn cũng giống như cùng một vấn đề mỗi người sẽ có một bản đồ tư duy khác nhau. Các bước sau là các bước làm theo kinh nghiệm của tôi có được sau gần 10 năm sử dụng mindmap:

Bước 1: Lựa chọn một phần mềm vẽ bản đồ tư duy:

Bạn nên dùng phần mềm mindjet Mindmanager 2016. Phần mềm này đã có thuốc chữa bạn có thể search trên mạng để download bộ cài và thuốc. Ngoài mindjet còn có rất nhiều phần mềm vẽ bản đồ tư duy khác nhưng không có phần mềm nào dễ dùng và tích hợp được với MS office tốt bằng.

Dashboard 0

Bước 2: Chia chủ đề lớn

Một cái ô tô có hàng ngàn thông số nhưng người ta chỉ chọn ra những thông số quan trọng để báo cho bạn, những thông số khác bạn không cần quan tâm. Tương tự mỗi người có hàng ngàn chỉ số nhưng cũng chỉ nên giới hạn trong vài thứ cần theo dõi.

Chúng ta nói chung từ khi ngủ dậy tới khi đi ngủ loanh quanh cũng chỉ có 3 nhóm sử dụng thời gian chính đó là 1.Công việc ; 2.Gia Đình và 3.Cá nhân. Vì vậy chúng ta có thể bắt đầu với 3 nhóm lớn này.

Mỗi người tại mỗi thời điểm có những trọng tâm khác nhau. Ví dụ lúc chưa lập gia đình thì thời gian chủ yếu dành cho Công việc và Cá nhân. Lúc đã lập gia đình thì thời gian phải chia sẻ cho gia đình khá nhiều, thường nó sẽ ăn lẹm vào cá nhân.

Dashboard 1

Bước 3: Tiếp tục chia nhỏ mỗi nhóm

Ở nhóm công việc nếu như bạn đang làm nhiều công việc ở nhiều nơi khác nhau thì có thể liệt kê ra các công việc đó. Nếu như bạn chỉ làm một việc ở một công ty nào đó nhưng bạn lại đảm nhiệm nhiều vị trí, trách nhiệm khác nhau thì cũng liệt kê ra. Ở bậc 2 của mindmap này ta chỉ mục đích phân nhỏ chủ đề lớn ra thôi.

Dashboard 2

Chủ đề cá nhân bạn có thể tách ra làm 2 nhóm là nhóm thể chất và nhóm tinh thần. ở mỗi nhóm nhỏ này bạn sẽ chia nhỏ hơn và điền vào topic này. Nhóm tinh thần ví dụ như đi du lịch, đọc sách, nghe nhạc,…

Ví dụ tôi chia cá nhân của tôi ra làm 5 nhóm. Tất nhiên là tôi cũng có các hoạt động cafe, gặp gỡ bạn bè nhưng đó không phải là công việc ưu tiên cũng không phải là công việc tôi thường làm.

Chủ đề gia đình bạn có thể phân ra làm hai nhóm chính là nhóm Tài chính và nhóm Tinh thần. Và ở hai nhóm này bạn có thể phân nhỏ tiếp theo tiêu chí nào đó. Ví dụ ở nhóm tinh thần ta có thể phân theo đối tượng như vợ/chồng, con, bố mẹ,…

Bạn có thể tiếp tục phân nhỏ công việc đến mức thấp hơn nhưng tốt hơn nên là nên dừng ở cấp 2 này vì sâu hơn sẽ làm bản đồ dài ra, khó theo dõi.

Bước 4: Xác lập mục tiêu và công việc cần làm để đạt mục tiêu của từng mục nhỏ

 Mục tiêu ở đây là mục tiêu của năm. Khi bạn phân chủ đề đủ nhỏ thì sẽ khá dễ để xác lập mục tiêu. Vì đây cũng là bảng bạn sẽ theo dõi và cập nhật tới hết năm 2016 nên mục tiêu sẽ giúp bạn định hướng công việc rất nhiều.
Ở đây bạn cũng sẽ bắt gặp bài toán quả trứng và con vịt. Ví dụ như việc giảm cân là việc tôi phải làm nếu muốn đạt được thành tích chạy nhưng đối với người khác có thể là chạy là việc cần làm để đạt mục tiêu giảm cân. Nhưng ta thấy là phát biểu ở hai dạng này sẽ quy định công việc cần làm mức nhỏ hơn khác nhau.
Ví dụ nếu tôi lấy thành tích chạy làm mục tiêu thì tôi luôn phải nghĩ tới tốc độ và độ dài. Nếu tôi lấy mục tiêu giảm cân thì chạy chỉ là một phần trong số đó và tôi cũng chỉ cần duy trì tốc độ chạy và khoảng cách bình thường mà không cần nỗ lực gì nhiều.
Dashboard 3Các topic nhỏ lại có sự bổ trợ cho nhau ví dụ việc đọc sách của tôi sẽ phải phục vụ mục tiêu nào đó trong công việc. Ví dụ như tôi có mục tiêu thăng tiến thì tôi sẽ đọc và tham gia khóa học để hoàn thiện những kiến thức, kỹ năng mà tôi còn thiếu
Dashboard 4
Nếu như mọi công việc mặc dù nằm ở các chủ đề khác nhau mà có sự bổ trợ cho nhau thì bạn sẽ tiến nhanh tới mục tiêu hơn là các mục tiêu không có mối liên kết. Ví dụ giả sử như trong mục cá nhân tôi có mục chơi Game thì nó không bổ trợ cho cái gì cả trừ giải quyết vấn đề giải trí trong chốc lát đó thôi.
Sau khi đã lên được một bản đồ mindmap bao gồm các chủ đề lớn, chủ đề nhỏ trong chủ đề lớn, các mục tiêu, các công việc cần làm thì bạn nên nhìn trên tổng thể và lược bớt công việc, điều chỉnh lại mục tiêu nhằm đảm bảo tính khả thi và hài hòa.
Bước 5: Cập nhật tiến trình
Thông thường bạn có thể có thói quen đặt mục tiêu năm sau đó thỉnh thoảng cũng có nhớ lại mà ít khi có cập nhật trạng thái nhằm biết mình đang ở đâu và mình cần làm gì. Đây mới chính là ưu điểm của Dashboard Map.
Dashboard 5
Chúng ta sẽ dùng note để cập nhật trạng thái. Có những công việc mang tính định kỳ ví dụ như tuần chạy 3 buổi thì 1 tháng tôi chỉ cần cập nhật 1 lần. Đối với những công việc bao gồm nhiều công việc nhỏ thì đòi hỏi ta phải cập nhật theo thời gian sử dụng Note của Mindmap. Phím tắt “ctrl + Alt + D” sẽ tự động insert ngày hiện tại.
Thông thường Nhóm Công việc  sẽ bao gồm rất nhiều những nhóm công việc nhỏ, thường tôi sẽ phải cho ra bản đồ riêng để theo dõi. Sử dụng công cụ link tới bản đồ đó.
Mindmap làm việc rất tốt với MS office nên bạn sẽ khá nhàn.
Dashboard 6
Mindmap có thể link tới ảnh, link tới một file mindmap khác, tới một trang web,….Điều đặc biệt là các file này sẽ mở trực tiếp trên mindmap, có nghĩa là bạn không cần phải chạy chương trình word để mở một file word
Dashboard 7
Hay dùng chrome để mở một website
Dashboard 8
Và tất nhiên là khi tất cả ở cùng một chỗ thì sẽ giúp cho việc tìm kiếm được nhanh chóng hơn bằng các công cụ lọc có sẵn trong mindmap.
Dashboard 9Khi cài mindjet thì trên các giao diện của word, excel, Powerpoint sẽ xuất hiện một biểu tượng giúp bạn tạo link nhanh chóng với một topic trong bản đồ.
Thông thường mỗi năm nên tương ứng với một file Dashboard Map riêng nhằm giảm dung lượng của file mindmap, giúp cho việc thao tác trên file được nhanh hơn.
Mindjet Mindmanager chỉ là phần mềm bổ trợ nhưng quan trọng nhất là nó giúp ta xem mọi thứ ở một chỗ, điều rất khó làm được nếu sử dụng công cụ khác. Việc xác định mục tiêu sẽ trở nên rời rạc, các công việc sẽ không được cập nhật, dữ liệu sẽ phân tán và thời gian bạn tiêu tốn cho những việc nhớ trong đầu, tìm kiếm khi cần sẽ trở thành thời gian lãng phí không đáng.

Comments

comments

4 COMMENTS

  1. Dear anh,

    Làm sao mà link từ cái Việc cần làm ra To-do-list hàng ngày được anh nhỉ? Cám ơn anh vì những chia sẻ

    • theo anh biết thì mindjet có hiển thị sơ đồ gantt nhưng không tự động báo mình danh sách công việc hàng ngày. Cách làm hơi thủ công một tý là dùng công cụ advange search để search công việc hết hạn, đang làm dở, sắp phải làm,..Ngoài ra các công việc có nguy cơ sẽ có màu đỏ.
      thanks.

LEAVE A REPLY