Kỹ năng quản lý thời gian (P3: Kỹ năng thái độ liên quan)

4
577

(entry viết lại của năm 2013)

Sức khỏe và trí óc là hai nguồn lực mà càng sử dụng lại càng sinh sôi nảy nở. Nếu chúng ta cho rằng cần tiết kiệm sức lực cho những việc lớn và vì vậy ít làm những công việc cần sức lực thì tự nhiên chúng ta sẽ yếu đi. Tương tự như trí óc, nếu bảo tiết kiệm trí óc bằng cách ít nghĩ để dành nghĩ những việc lớn thì chắc chắn là chúng ta sẽ ngu đi.

Khi một người đi làm tình nguyện, cần cả sức khỏe lẫn trí óc, mặc dù có thể họ không nhận được lợi ích về mặt tài chính nhưng lại nhận được lợi ích nhờ sức khỏe và trí óc tăng lên. Một sinh viên mới ra trường vào bất cứ công ty nào thì mức lương cũng rất thấp. Nhà tuyển dụng cho rằng sinh viên đó được một khoản thu nhập là trí óc và sức khỏe trong khi họ lại phải chịu chi phí rủi ro khi SV đó làm sai. Anh sinh viên thì nghĩ là mình đã bỏ tiền ra học 5 năm trời thì giờ người ta phải trả mình xứng đáng, và chỉ nhìn thấy tiền nhận được.

Thời gian là nguồn lực thứ ba, điểm khác biệt là thời gian tự động tiêu đi cho dù ta có làm bất cứ việc gì. Đứng yên, ngủ, chồng cây chuối thì đồng hồ vẫn cứ quay đều. Thời gian không thể để dành như tiền vì vậy mà việc tiết kiệm thời gian phải đi đối với sử dụng thời gian. Khi bạn tiết kiệm thời gian bằng cách bớt đi một việc thì phải nghĩ ngay tới việc thay thế để làm lúc đó là việc gì. Cái việc thay thế đó phải giá trị hơn cái việc bạn bớt đi thì mới đáng phải tiết kiệm.

Nếu tôi phát biểu là “Tôi sẽ hạn chế đọc web để tiết kiệm thời gian” thì sẽ không thể bằng “Tôi sẽ hạn chế đọc web để tiết kiệm thời gian. Tôi sẽ sử dụng thời gian dư ra đó để làm việc X, học việc Y”

Ta có một số điểm chú ý sau:

1. Sử dụng thời gian hiệu quả phải đi đôi với khả năng hoạch định và tổ chức công việc

Cụm trên bao gồm các kỹ năng nhỏ sau:

Khả năng hoạch định: 

Ví dụ bạn có 1 tuần nghỉ tết, việc bạn quyết định sẽ làm gì trong 1 tuần đó gọi là hoạch định. Vợ chồng bạn có 2 ngày dư ra để đi chơi xa và vợ bạn giao cho bạn vinh dự lựa chọn. Bạn quyết định đi Cát bà bằng xe máy, đó là hoạch định (có đích đến và dự kiến phương tiện)

Khả năng hoạch định sẽ càng đòi hỏi cao nếu thời gian càng xa, dữ liệu không rõ ràng, nguồn lực sử dụng nhiều, hậu quả nếu làm sai cao… Nghiên cứu thêm bài Xác định giá trị công việc

Khả năng lập kế hoạch:

Nếu hai vợ chồng chỉ thống nhất với nhau là đi Cát bà thì chắc chắn chuyến đi sẽ rất dở tệ. Giờ đã đến lúc cần tới kỹ năng lập kế hoạch.

Đầu tiên bạn sẽ phải xác định mục tiêu bao gồm tổng chi phí tối đa, tổng thời gian từ lúc rời nhà tới lúc về nhà, điểm đến cụ thể. Đó là kỹ năng lập mục tiêu, nhớ tới tiêu chí của Mục tiêu phải SMART

Sau khi có mục tiêu thì sẽ xác định những công việc cần phải làm trước, trong và sau chuyến đi. Giai đoạn trước chuyến đi là giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc đặt vé, chuẩn bị tài chính, sắp xếp các công việc để đảm bảo thời gian 2 ngày đó không bị quấy nhiễu bởi công việc khác,…Giai đoạn trong chuyến đi là từ lúc bắt đầu hành trình tới lúc về tới cửa nhà. Giai đoạn sau chuyến đi có thể là tổng hợp ảnh chụp, tống kết chi phí và thêm khoản rút kinh nghiệm để lần sau tốt hơn.

Kế hoạch được lập theo thời gian. Hai công việc A và B sẽ có quan hệ:

+ Kết thúc A thì mới làm được B: Đầu ra của A là đầu vào của B. Nếu không làm xong A thì không thể bắt đầu B.

+ Bắt đầu B thì sẽ kết thúc A: Quan hệ này nghe hơi kỳ cục. Ví dụ thế này giả sử như bạn nhờ ông bà trông cháu. Việc trông cháu này chỉ kết thúc khi mà bạn bắt đầu việc tới đón. Chừng nào bạn chưa tới đón thì việc này chưa kết thúc.

+ A và B kết thúc đồng thời : Nó phản ánh rằng một việc C nào đó cần phải có sự kết thúc của cả A và B. Về nguyên tắc bạn có thể để A kết thúc trước sau đó tới B, điều này không có vấn đề gì miễn là nó không ảnh hưởng tới một công việc D nào đó. Ngoài ra cũng có tình huống bắt buộc, ví dụ bảo hiểm hàng hóa trên đường vận chuyển sẽ hết hiệu lực khi hàng đã tới điểm đến.

+ A và B bắt đầu đồng thời: Ví dụ khi hàng vào khi thì hợp đồng cháy nổ cho lô hàng đó tại kho bắt đầu có hiệu lực. Khi dây chuyền sản xuất bắt đầu hoạt động thì việc giám sát sản xuất bắt đầu.

quan he cong viec

Quan hệ bắt đầu đồng thời hay kết thúc đồng thời không bắt buộc rằng phải thế. Có nhiều tình huống A và B có thể bắt đầu hay kết thúc lệch nhau. Bạn có thể điều chỉnh miễn là việc đó giúp ích cho một việc C hay D nào đó được thực hiện tốt hơn.

Nghiên cứu chuyên sâu ở bài Ưu tiên cho điều quan trọng nhất

Kỹ năng tổ chức thực hiện

Không phải làm quản lý mới dùng tới kỹ năng tổ chức thực hiện. Giữa kế hoạch và thực tế thường sẽ có những khoản vênh do những sự kiện không được hoặc không thể dự đoán trước.

Những sự kiến có thể dự đoán thường sẽ được cho vào mục Quản lý rủi ro trong bản kế hoạch. Mệnh đề là Nếu điều A xảy ra thì hậu quả sẽ là X và phản ứng sẽ là B.

Những sự kiện không thể dự đoán thường sẽ cho vào một nhóm nào đó và dự toán thêm một khoản dự phòng để xử lý khi cần.

Tổ chức thực hiện là việc khó, người ta thường thất bại ở khâu này. Đến bước này nhiều khi mới biết là thất bại do lập mục tiêu và kế hoạch chưa tốt mà không hẳn là do các việc ngoài dự kiến. Vì vậy các kỹ năng có mối liên hệ với nhau, muốn nâng hiệu quả buộc phải nâng đều những kỹ năng nhỏ này.

2. Sử dụng thời gian hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào khả năng tự chủ của mỗi người

Chúng ta tiêu tiền người khác dễ hơn tiêu tiền của chính mình đó là lý do mà nhà nước phải cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước để gia tăng hiệu quả hoạt động. Thời gian của chúng ta đang có là của chúng ta, không ai được phép sử dụng nó mà không được sự cho phép của ta.

Khi không ý thức được điều này ta rất khó nói lời từ chối. Bạn bè rủ đi uống cafe chém gió, mặc dù không muốn nhưng vì cả nể nên vẫn cứ đi. Kết quả là ta đi mà chẳng vui vẻ gì vì tốn thời gian.

Nghiên cứu thêm bài Hoàn thiện bản thân (P13: 1.Thói quen chủ động)  để làm rõ hơn ý này.

 

3. Đặt mình ở trạng thái nguy hiểm.

Khi cảm thấy an toàn con người ta sẽ không có nhu cầu phải hành động. Người ta chỉ hành động khi cảm thấy nguy hiểm, thấy không đủ ăn, con cái hư hỏng, gia đình tan nát,….

Vì vậy muốn thúc đẩy hành động bạn phải đẩy mình vào trạng thái thiếu an toàn ở một mức độ nào đó, chỉ cần đừng đẩy tới mức mà mình cảm thấy stress là được.

Giờ nhìn đâu cũng thấy sợ; nền kinh tế đi xuống, chiến tranh, khủng bố, biến đổi thời tiết, ung thư,…Nhưng sợ nhiều như vậy thì lại khiến co cụm lại, hành động kém đi. Giống như uống rượu vậy, uống ít thì hừng hực khí thế, uống nhiều thì như đống rẻ rách. Bạn phải điều tiết nỗi sợ của mình đúng hướng và vừa đủ.

Nếu như bạn đang ở một trạng thái rất tốt từ gia đình tới công việc thì khả năng sẽ rất cao là bạn sẽ không cố gắng học hỏi (vì đã có công việc tốt và đã làm chủ cv đó rồi), không dành thời gian cho gia đình (vì vợ đã chịu khó rồi, con cái đã ngoan rồi). Trong thực tế, cuộc sống là vô thường, một trạng thái tốt không tốt mãi và một trạng thái xấu không xấu mãi. Bản chất cuộc sống là có những ngọn sóng bạn phải vượt qua, biển lặng chỉ là tạm thời.

Cố gắng luôn gia tăng năng lực của bạn thông qua việc thay thế các công việc giá kém giá trị bằng công việc giá trị hơn. Nếu như không thể dự đoán ngọn sóng tiếp theo thì hãy củng cố con thuyền của bạn thật vững chắc.

 

4. Phải có người ganh đua

Ganh đua có hai chiều hướng tốt và xấu. Xấu là khi ta cố gắng lôi họ xuống thấp như mình nhưng tốt là ta lấy họ làm gương để ta vượt qua họ. Việc chọn người ganh đua là rất quan trọng, bạn chọn người thấp hơn và bằng mình thì đúng là không ổn. Bạn chọn người khác với mục tiêu nghề nghiệp của mình cũng không ổn. Tốt nhất là chọn một người trong cùng ngành với mình và khiến mình cảm thấy ngưỡng mộ.

Khi đã có người ganh đua, hãy nghiên cứu những phẩm chất, năng lực của họ xem mình đang hơn hay kém họ cái gì. Tại sao họ lại thành công? xuất phát điểm của họ là gì ? Họ đã gặp những cơ hội và thách thức gì?….Những tìm hiểu này là gợi ý để ta xác định các mục tiêu tài chính và phi tài chính của mình được tốt.

 

5. Tự thêm những việc có giá trị, tự nhiên bạn sẽ có thời gian

Sau một thời gian nghiên cứu, bạn thấy rằng mình cần tham gia một khóa học A. Rào cản lớn nhất đó là không có thời gian, và khóa học A đó có trì hoãn tới một tương lai nào đó cũng là vì bạn chưa sắp xếp được thời gian.

Cách tiếp cận cố gắng sắp xếp thời gian đủ để tham gia khóa học A thường hệ quả là sự trì hoãn. Cách khác đó là cứ đăng ký và học khóa học A bất chấp việc bạn chưa có đủ thời gian. Khi chúng ta nộp một khoản tiền lớn cho một khóa học A thì chúng ta sẽ vì tiếc tiền mà cố gắng đi học.

Bất cứ thứ gì miễn phí đều kéo theo việc sử dụng lãng phí. Bạn sẽ dễ dàng bỏ một khóa học miễn phí nhưng sẽ không dễ để bỏ một khóa học có phí, mà lại phí cao. Thời gian bị chiếm dụng đó sẽ tự động xô đẩy các khoảng thời gian khác để nó chen được vào. Lúc đó có thể là bạn sẽ dậy sớm hơn, đi ngủ muộn hơn, ít cafe hơn, ….

 

phần 2 bạn đã xác định mục tiêu năm 2016 và các công việc cần làm. Sau khi đọc entry này bạn có thể xem lại lần nữa. Không có giới hạn cho tốt nhất, chỉ có tốt hơn.

Comments

comments

4 COMMENTS

  1. Cá nhân em thấy imindmaps đẹp hơn Mindjet nhiều..mà tính năng cũng y chan..Em thường làm việc với sổ…google lịch theo phong cách “ma trận quản lý thời gian”

LEAVE A REPLY