Kỹ năng giải quyết vấn đề (P3: Lựa chọn phương án và tổ chức thực hiện)

1
2829

Sáng qua trên mạng lan truyền ảnh  nhắc nhở của một người quản lý của Lotte Cinema Nam sài gòn trách nhân viên để bình pha có giòi kèm ảnh. Nguyên nhân sau đó được Lotte Cinema Nam Sài Gòn giải thích là do vị quản lý đáng nhẽ đăng trong trang nội bộ thì lại đăng trong trang fanpage.

Năm ngày trước tại Kiên Giang, người phụ nữ lùi xe bấn cẩn khiến cho 2 đứa trẻ thiệt mạng và 2 người lớn bị thương nặng.

Những thứ như vậy là những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn của những người trong cuộc. Có thể tự họ gây ra vấn đề hoặc là bị hại của một vấn đề do người khác tạo ra. Nói chung ông quản lý đăng tin nên bị đuổi việc; còn người phụ nữ lái xe chỉ một phút sai lầm đã ảnh hưởng tới bao người khác.

Chúng ta sống là đối mặt với vấn đề và giải quyết vấn đề. Đó có thể là một vụ kẹt xe trên đường về nhà, cái điều hòa hỏng trong ngày nóng, ống nước dò rỉ, ông hàng xóm ồn ào đêm khuya, ông chồng thua độ bóng đá, thằng con không nghe lời, ông sếp khó tính, con chó ị bậy trên giường.

Bạn làm công cho một công ty nào đó bản chất cũng là việc người ta trả lương để bạn giải quyết một nhóm các vấn đề. Nếu bài toán đơn giản thì có hàng nghìn người có khả năng làm vì vậy lương thấp. Nếu giải quyết được vấn đề phức tạp mà rất ít người có thể giải quyết thì lương cao, càng phức tạp thì thu nhập càng cao. Phức tạp thể hiện ở việc thông tin không rõ ràng, có quá nhiều tác nhân không thể kiểm soát, nguồn lực khan hiếm, quy mô lớn, chưa có tiền lệ,…

Có các vấn đề thuộc về nhóm sửa lỗi sai lệch như doanh số bị sụt giảm bất thường, thu hồi công nợ quá hạn đã lâu, sửa một cái máy tính, con mèo bị ốm…

Có các vấn đề thuộc nhóm hoàn thiện như đạt một mục tiêu doanh số trong kinh doanh, làm sao để lắp đặt máy tính nhanh hơn, Làm sao để ít sản phẩm lỗi hỏng trong dây chuyền,…

Có những vấn đề thuộc về phòng chống và cũng có những thứ nặng về giải quyết hậu quả. Có những vấn đề mang tính hệ thống và vấn đề không hệ thống. Những phân loại này ta đã bàn ở entry trước.

Ví dụ đối với việc phân loại theo Sửa lỗi sai lệch và Hoàn thiện:

Nếu mở một doanh nghiệp lớn thì có khi phải đòi hỏi xây dựng cả chiến lược kinh doanh, tương tự nếu phải giải quyết một vấn đề sửa lỗi sai lệch lớn cũng đòi hỏi mỗi bước phải làm rất nhiều thứ và tốn rất nhiều thời gian.

Phức tạp hóa vấn đề và đơn giản hóa vấn đề

Có bao giờ bạn phải thốt lên “Anh ý là người rất hay phức tạp hóa vấn đề? Chắc chắn là có rất nhiều lần rồi. Phức tạp hóa thể hiện trong từng bước của quy trình giải quyết vấn đề:

  • Ở bước phát biểu vấn đề với độ lệch chuẩn cực thấp đáng nhẽ nên bỏ qua thì anh ta coi đó là vấn đề phải giải quyết. Ví dụ như bát rửa chưa đủ sạch, bàn xếp chưa ngay ngắn, cá rán hơi cháy quá, cơm hơi sống, cafe hơi nhiều đường, sơn chưa đẹp, tường cách âm chưa tốt, kế hoạch chưa chi tiết, cái tủ dài thiếu 3mm so với chuẩn….Đúng là có những thứ cần phải làm tốt hơn để bằng chuẩn nhưng cuộc sống vốn đã không chuẩn rồi vì vậy nếu đòi hỏi mọi thứ phải chuẩn thì quả là hơi quá. Những người thuộc dạng này không những làm chính họ bận rộn (một cách vô ích) mà còn khiến người xung quanh cảm giác ngột ngạt.
  • Ở bước phát biểu nguyên nhân họ luôn cố gắng liệt kê đầy đủ được toàn bộ nguyên nhân; và nhiều khả năng họ sẽ dừng ở bước này mãi mãi. Người phức tạp hóa nguyên nhân luôn nghĩ rằng nguyên nhân là chưa đủ, chưa chất lượng và họ cất công đi tìm một nguyên nhân nào đó cốt lõi. Rất có thể nguyên nhân họ tìm ra là một mắt xích ở tít tận mặt trăng và khi giải quyết nguyên nhân đó thì vấn đề vẫn cứ còn đó.
  • Ở bước tìm giải pháp, cũng tương tự như bước tìm nguyên nhân. Họ luôn nghĩ rằng mình phải tìm được đầy đủ giải pháp, mọi thứ phải thực sự rõ ràng mạch lạc. Với quan niệm một nguyên nhân phức tạp thì phải đi cùng một giải pháp phức tạp họ sẽ khiến cho khả năng thực thi sau này gần như không có.

Nói chung, một người phức tạp hóa vấn đề sẽ làm nghiêm trọng hóa mọi khâu trong quá trình giải quyết vấn đề. Điều này có thể xuất phát từ thói quen “trì hoãn” của họ, hoặc cũng có thể do tính cách cầu toàn muốn mọi thứ phải thật hoàn hảo.

Ở vế ngược lại, một người đơn giản hóa vấn đề sẽ đơn giản mọi khâu trong quá trình giải quyết vấn đề. Người phức tạp hóa sẽ tiêu tốn nguồn lực cho cả những thứ không đáng, còn người đơn giản hóa lại không dành nguồn lực đủ cho những thứ quan trọng. Ở cả hai thái cực đều không tốt.

Ngoài ra lại có người phức tạp hóa những thứ  cần đơn giản và đơn giản hóa những thứ cần phức tạp. Nguyên nhân chủ yếu cho tình trạng này là không quản lý thời gian tốt, không có kỹ năng giải quyết vấn đề, thiếu kiến thức nên quyết định theo cảm tính. Những người này rất khó có thể thành công được.

Tuy nhiên ta phải phân biệt giữa một người phức tạp hóa và một người đặt tiêu chuẩn cao. Người phức tạp hóa thường do không hiểu hết vấn đề còn người đặt tiêu chuẩn cao ý thức được vấn đề anh ta gặp phải (có thể không gây hậu quả ngay trước mắt như nhiều người thấy mà gây hậu quả ở dài hạn).

Cho dù vấn đề thuộc dạng gì thì quy trình cũng giống nhau.

Bước 1: Phát biểu vấn đề

Bước này sai có nghĩa là 5 bước sau cho dù bạn làm tốt tới đâu cũng là vô nghĩa. Để phát biểu đúng vấn đề bạn phải trở thành chuyên gia phát hiện vấn đề. Bất cứ lúc nào cho dù đang làm gì hãy cũng tự mình đặt câu hỏi “Ở đây có vấn đề gì?” tương tự “Có thể lam gì đó để kết quả tốt hơn không?”. Nhớ là nghĩ trong đầu nhưng nói ra tùy lúc vì nếu không thì người ta sẽ bảo bạn là chuyên gia ca thán, cái gì cũng chê 😛

Ví dụ khi bước vào một cửa hàng cafe bạn thấy nó có vấn đề gì cần phải sửa chữa, có thể làm tốt hơn không? Như cách bố trí bàn ghế, ăn mặc và phong cách của người phục vụ, thời gian phục vụ, khẩu vị cafe,….

Sau khi phát hiện ra vấn đề bạn có thể nhẩm tiếp các bước tiếp theo nhưng không nên mất thời gian giải quyết vấn đề của người khác. Nếu bạn khó chịu với phong cách phục vụ của họ thì lần sau hãy chọn quán khác thay vì mất thời gian phản ánh. Nếu như bát phở quá mặn thì lần sau hãy chọn quán phở khác. Bạn chỉ nên dành thời gian giải quyết vấn đề đối với những thứ thực sự liên quan tới bạn nằm trong tầm ảnh hưởng của bạn ví dụ như không thể dễ dàng tìm một bà vợ khác, một đồng nghiệp khác, một căn nhà khác, một công ty khác, một chính phủ khác,..

Bước 2 & 3: Tìm nguyên nhân và giải pháp

Ngày hôm qua 3/7; sau 10 ngày tìm kiếm, 3 thợ lặn người Anh đã tìm thấy 13 người mắc kẹt trong hang động ở Thái Lan. Đây là một dạng vấn đề cần giải quyết và ta thấy họ đã làm các bước sau:

  1. Thu thập tất cả thông tin về 13 người, về hành trình của họ, tất cả thông tin về hang động đó mà họ có thể có được ngay. (Làm rõ vấn đề)
  2. Nhanh chóng tìm ra nguyên nhân nước dâng nên 13 người vào thám hiểm đã không thể ra được vì nước bịt kín lối vào. (Tìm nguyên nhân)
  3. Song song với giải pháp hút nước khỏi hang để giải quyết nguyên nhân do nước bịt kín họ vẫn tiến hành các giải pháp song song. Thả gói cứu trợ theo dòng nước để hy vọng sẽ tới tay người mắc kẹt (thực tế là không có túi cứu hộ nào đến được nơi), tìm các con đường có thể tiếp cận vị trí dự đoán mắc kẹt, kêu gọi sự giúp đỡ của những người có chuyên môn trên thế giới.  (Giải pháp giải quyết nguyên nhân, giải pháp duy trì hiện trạng, giải pháp tiến hành song song)
  4. Với hơn 1000 binh lính, chuyên gia từ 7 nước khác nhau họ sẽ phải bàn với nhau sao đó để phân công nhiệm vụ cho nhau.
  5. Trong quá trình thực hiện họ liên tục bổ sung vào thông tin chung có được ban đầu. Liên tục điều chỉnh phương án.
  6. Kết thúc họ đã tìm thấy 13 người còn sống sót.

Ta thấy khâu nào trong đây cũng phức tạp; rất có thể nếu ở Việt Nam thì 3 ông thợ lặn người Anh kia chưa chắc đã tìm được người bị nạn bởi một hàng rào các thủ tục hành chính hay cách thức tổ chức thiếu hiệu quả của trưởng nhóm cứu trợ người Việt Nam.

Cụ thể về tìm nguyên nhân, giải pháp đã chi tiết ở entry trước.

Tìm nguyên nhân thông qua việc đặt câu hỏi tại sao. Ở bước này đòi hỏi phải có kiến thức về lĩnh vực liên quan cùng tư duy logic. Tốt nhất nên có một nhóm nhỏ thực hiện các bước 2,3,4,5 vì khi cộng dồn những cái đầu nhỏ lại ta có một cái đầu to hơn; miễn là người chủ trì nhóm đó phải có khả năng dẫn dắt đội nhóm.

Mỗi một nguyên nhân tương ứng với một hoặc một nhóm giải pháp. Giải pháp đưa ra cần phải khả thi tương ứng với nguồn lực hiện có hoặc tương lai có.

Tới bước 3 ta sẽ có một bảng liệt kê nguyên nhân và giải pháp tương ứng. Có những vấn đề nhỏ, một người có thể làm ra bảng này nhưng có những vấn đề lớn đòi hỏi một tập hợp người mới đưa ra được. Thường khi một tập hợp người tham ra sẽ dẫn tới tranh cãi nhau vì nền tảng năng lực của mỗi người mỗi khác nhau.

Bước 4: Lựa chọn phương án

Đây thực sự là bước khó vì một nguyên nhân có nhiều giải pháp, biết chọn giải pháp nào? Giữa một tập hợp các nguyên nhân thì chọn nguyên nhân nào để giải quyết?

Ví dụ:

Đặt vấn đề: Công ty đòi hỏi bạn phải có trình độ nghe nói thành thạo tuy nhiên hiện trình độ của bạn không đạt. Công ty cho bạn 3 tháng để cải thiện tình hình nếu không sẽ bị nghỉ việc.

Nguyên nhân: Bạn xác định rằng do mình thiếu môi trường giao tiếp với người nước ngoài nên trình độ giao tiếp của bạn không tăng mặc dù đã bỏ ra nhiều nỗ lực.

Giải pháp:

  • Tham gia một khóa học giao tiếp người lớn 100% người nước ngoài trong 3 tháng với học phí 30 triệu.
  • Thuê gia sư người nước ngoài dạy vào mỗi buổi tối trong 3 tháng với chi phí tổng là 50 triệu.
  • Tự học mỗi ngày 4 tiếng, không mất gì cả nhưng đòi hỏi tính tự giác cao.
  • Sang Mỹ 3 tháng, thuê một gia sư tại đó, sống trong không gian nói tiếng anh nhờ vậy sẽ tiến bộ nhanh hơn. Phương án này đòi hỏi nghỉ toàn thời gian và với chi phí cỡ 200 triệu.

Sau khi cân nhắc bạn chọn giải pháp 1 kết hợp với giải pháp 3 để tạo thành phương án giải quyết vấn đề. Một người khác có thể giải quyết vấn đề này bằng giải pháp 3 vì tính tự giác của họ rất cao. Một người khác nữa có thể chọn giải pháp 4 vì nhà anh ta rất giàu hoặc công việc này có mức lương rât cao, anh ta muốn có một kết quả chắc chắn nhất.

Khi đầu bài thay đổi thì giải pháp lựa chọn cũng thay đổi theo. Ta không thể dùng cùng một giải pháp cho cùng một vấn đề.

Vấn đề càng phức tạp thì càng khó xác định được chính xác lợi ích và chi phí mỗi giải pháp, khi đó sẽ phải thực hiện thí điểm ở quy mô nhỏ.

Ví dụ như để giải quyết tắc đường của Hà nội thì chính phủ có các giải pháp như tập hợp các đơn vị hành chính của một tỉnh vào cùng một khu, di dời trường đại học ra khỏi thành phố, phát triển hệ thống giao thông công cộng (tàu điện, xe buýt), mở rộng đường, làm đường trên cao, cấm xây nhà cao tầng trong nội đô,…

Luật đặc khu và luật an ninh mạng vừa qua tranh luận với nhau cũng chỉ vì quy mô ảnh hưởng của nó quá lớn, rất khó có thể dự đoán được những gì sẽ diễn ra trong thực tế sau này. Thường cách làm trong trường hợp này là thực hiện thí điểm, ví dụ trước mắt thay vì 3 đặc khu thì chỉ làm 1 đặc khu.

Trong trường hợp tranh luận không ra được phương án thì có thể biếu quyết theo đa số, người quản lý cao nhất ra quyết định mà bất chấp các ý kiến phản đối, thuê chuyên gia có chuyên môn cao.

Mắc sai lầm chủ yếu ở giai đoạn này là nôn nóng thực hiện vì vậy khi có vấn đề thì ngay lập tức đưa ra giải pháp mà chưa tìm hiểu rõ nguyên nhân.  Ngược lại với tâm lý cầu toàn có thể là chần chờ mãi ở lựa chọn phương án vì muốn tìm được nhiều giải pháp hơn. Để tránh việc tìm giải pháp có thể làm vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn (giống như tình huống cứu hộ 13 người mắc kẹt ở trên) thì phải có ngay giải pháp duy trì hiện trạng, giải pháp chắc chắn phải thực hiện mà không ảnh hưởng tới nguồn lực tìm giải pháp chính.

Bước 5 : Đặt mục tiêu và lập kế hoạch thực hiện mục tiêu

Phương án mang tính định hướng nên tại bước này ta cần xác định rõ cái cần đạt được. Tiếp tục của vấn đề học tiếng anh, giả sử bạn lựa chọn phương án tham gia một khóa học có 100% người nước ngoài trong 3 tháng. Tất nhiên bạn không ngay lập tức đi tìm khóa học nào đó để đăng ký mà phải qua các bước sau:

  • Xác định cái bạn muốn đạt sau 3 tháng khi kết thúc khóa học: Trình độ công ty yêu cầu mức 10; bạn đang ở mức 4; vậy nếu đặt ngay mục tiêu mức 10 thì có khả thi không? Có thể đặt mục tiêu là 9 được không? hay là đặt ngay mức 14?
  • Căn cứ vào mục tiêu tìm hiểu các khóa học có thể giúp bạn đạt được mục tiêu. Mục tiêu cao thì đòi hỏi bạn phải bỏ nhiều thời gian và tiền bạc hơn là mục tiêu thấp.
  • Quyết định khóa học và lên kế hoạch bao gồm nội dung công việc, thời gian, tiền bạc.
  • Trong quá trình thực hiện xem mình có tiến bộ theo kế hoạch không; nếu không thì phải điều chỉnh ngay phương án, thậm chí điều chỉnh mục tiêu.

Bước 6: Tổ chức thực hiện

Đa phần ta sẽ thất bại ở bước này; nghĩ thì hay nhưng cóc làm được. Ví dụ như bạn tìm ra giải pháp để giải quyết vấn đề sức khỏe là phải tập tạ tuần 4 buổi. Nhưng đến khi thực hiện thì vô vàn khó khăn như không có đủ thời gian, woldcup, tự nhiên con người yêu dở chứng, con mèo lăn ra bệnh,…nói chung vô vàn khó khăn.

Những công việc cần càng nhiều người tham gia thực thi thì khó khăn nhân theo cấp số nhân. Nhân viên xin nghỉ vì vợ đẻ, con ốm, con mèo nhà hàng xóm ỉa chảy, cái cây trước nhà không ra hoa đúng kế hoạch,….

Khâu thực thi sẽ đòi hỏi cả kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý mà đã có rất nhiều trong các entry khác.

Tóm lại, kỹ năng giải quyết vấn đề không phức tạp về các bước phải theo mà phức tạp ở thực hiện từng bước. Giống như lái xe máy thì cũng chỉ có từng đó động tác nhưng mỗi người lại có kỹ năng lái ở trình độ khác nhau. Muốn biến cái gì thành kỹ năng giỏi đòi hỏi phải luyện tập lặp đi lặp lại.

Bạn có thể thắc mắc Kỹ năng ra quyết định có giống với Kỹ năng giải quyết vấn đề không? Ra quyết định là việc ta lựa chọn một phương án trong nhiều phương án khi đánh giá lợi ích và chi phí của mỗi phương án. Ra quyết định giống như sức khỏe còn kỹ năng giải quyết vấn đề giống như kỹ năng dê dắt bóng,… của một cầu thủ. Bản thân việc ra quyết định cũng có thể theo một quy trình của giải quyết vấn đề.

Ra quyết định tốt sẽ bổ trợ được kỹ năng giải quyết vấn đề giúp lựa chọn được phương án tốt nhất một cách nhanh nhất, giúp điều chỉnh cách thức thực hiện trong quá trình tổ chức thực hiện. Cho dù kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn rất tốt nhưng thời gian ra quyết định lại quá lâu thì kết quả cho việc giải quyết vấn đề không cao.

Kết bài

Trong buổi nói chuyện của ông Nguyễn Mạnh Hùng tại Đại học công nghiệp tháng 2/2018, ông nói ” Trước đây: Học cách giải quyết vấn đề là chính. Bây giờ: Cần học cách tìm ra vấn đề là quan trọng nhất. Có việc rồi thì mới có các cái khác. Học cách tìm ra việc.“. Đúng vậy, tôi vẫn luôn nghĩ rằng phát biểu được vấn đề luôn là cái khó nhất; trước đây các vấn đề sờ sờ ra đó đến trẻ con lớp 1 cũng nhận ra như vấn đề tắc đường, vấn đề rác thải,…Ngày nay các vấn đề được bao phủ bởi lớp vỏ bọc đường, ta không nhìn ra sự tồn tại của nó vì vậy không giải quyết cho đến khi nó vỡ ra thành hậu quả.

Sau phát biểu vấn đề là phải chọn được vấn đề nào để giải quyết. Trong cả nghìn vấn đề như vậy ta rất dễ bị cuốn vào các vấn đề bề nổi, các vấn đề ở phần ngọn trong khi vấn đề gốc không được giải quyết.

Độ khó thứ hai chắc chắn phải là vấn đề thực thi. Tôi luôn nhấn mạnh rằng thực thi mới là khó, tìm ra giải pháp không khó. Bản thân các quyết sách của Đảng và chính phủ không tệ nhưng thực thi tệ thành ra kết quả tệ. Một quyết định là đúng hay sai phụ thuộc rất lớn vào khâu thực thi chứ không phải bản thân cái quyết định đó.

Comments

comments

1 COMMENT

  1. Hi. I see that you don’t update your site too often. I know
    that writing posts is time consuming and boring. But did
    you know that there is a tool that allows you to create new posts using existing content
    (from article directories or other pages from
    your niche)? And it does it very well. The new posts are unique and
    pass the copyscape test. You should try miftolo’s
    tools

LEAVE A REPLY