Hoàn thiện bản thân (P5: 8 kỹ thuật sử dụng thời gian hiệu quả)

1
657

Khi mới sinh ra con người ai cũng có hai nguồn lực giống nhau đó là Thời gian và Sức khỏe. Trong quá trình sống và làm việc con người có thêm nguồn lực tài chính. Khi hết thời gian và sức khỏe con người chết.

Thời gian của mọi người có là như nhau từ người siêu giàu tới người siêu ngèo. Tất cả đều bình đẳng về nguồn lực này, vì vậy kỹ năng sử dụng nguồn lực thời gian vô cùng quan trọng, nó quyết định thành công hay thất bại của mỗi con người. Khi con người quyết định làm một việc A thì anh ta sẽ không thể làm việc B, thời gian đã tiêu thì không thể lấy lại.

Làm sao để sử dụng thời gian một cách tốt nhất đó là chủ đề của entry này.

Đầu tiên phải làm rõ khái niệm “Sử dụng thời gian tốt nhất hoặc hiệu quả nhất”

Thế nào là tốt của tôi với bạn hoàn toàn khác nhau. Cũng giống như món ăn, người thì thích nướng, người thích luộc, người thì thích ăn chay, người thích ăn nhiều thịt. Một người thích ăn nướng bỏ ra 100.000 để ăn một món luộc thì đối với anh ta đó là sự lãng phí, kém hiệu quả. Ngược lại cũng người khác thì anh ta lại thấy rằng 100K đó đã được sử dụng tốt nhất.

Người ta yêu thích cái gì thì khi người ta thích tiêu dùng thời gian vào đó. Người thích chơi, người thích học, người thích làm, người thích vào chùa, người thích phượt. Tóm lại, bạn thích cái gì thì đối với bạn đó là hiệu quả nhất.

Xét trên góc độ logic thì sử dụng thời gian hiệu quả nhất là khi giá trị mang lại là lớn nhất với cùng một lượng thời gian bỏ ra. Giá trị mang lại có thể là sự thỏa mãn về mặt tinh thần hay tài chính.

Mỗi người có một tầm nhìn về thời gian khác nhau. Người đầu tư cho học tập hy vọng rằng 3 năm nữa thu nhập anh ta sẽ cao hơn. Người lao vào công việc bất kể sớm tối với hy vọng mang lại càng nhiều tiền càng tốt.

Như vậy khái niệm sử dụng thời gian hiệu quả chỉ mang tính chất tương đối. Và chắc chắn rằng không có một mô hình để bạn bắt chước hay có một cách nào đó đạt hiệu quả lớn nhất.

 

Trên blog này đã có 2 bài viết liên quan tới quản lý thời gian. Kể từ bài viết cuối cùng tời giớ việc sử dụng thời gian của tôi đã tốt hơn nhiều nhưng khẳng định rằng tôi mới chỉ đạt được 60% hiệu quả là cùng. Tôi còn nhìn thấy rất nhiều con đường để tiếp tục tối ưu hóa việc sử dụng thời gian của mình.

Một vài kỹ thuật mà tôi đang áp dụng:

1. Phải thả lỏng

Trong 4 năm học võ của mình câu tôi nghe nhiều nhất là “hãy thả lỏng”. Khi bơi lội tôi cũng nghe câu được nhắc nhiều nhất đó là “thả lỏng nào”. Khi bạn ngã, nếu bạn thả lỏng và có kỹ thuật bảo vệ đầu thì bạn sẽ ít thương tích hơn so với việc gồng người lên.

Càng vẫy vùng thì càng chìm; cảng thả lỏng thì càng nổi. Càng cứng thì càng yếu mà càng mềm thì càng khỏe. Khi căng thẳng ta cũng nghe lời khuyên là “hãy thả lỏng”, “hãy thư giãn”.

Càng ham muốn một cái gì đó ta sẽ càng có xu thế căng thẳng và hiệu quả càng kém. Rơi xuống nước, vì muốn sống ta vẫy vùng mà vẫn chìm. Muốn đánh trúng đối thủ ta gồng tay chân.

Vì vậy ham muốn, đam mê là quan trọng nhưng bạn phải hoàn toàn thư giãn để đi tới đích. Bạn cứ suy nghĩ lập kế hoạch, nhẹ nhàng thực hiện, nhưng đừng có lúc nào cũng nghĩ trong đầu là phải thế này, phải thế kia.

Đừng hăm hở lao hùng hục vào thực hiện các kỹ năng sử dụng thời gian trên entry này. Hãy cứ từ từ, bạn còn nhiều thời gian ở phía trước. Càng chậm bạn chàng giữ được lâu, càng nhanh bạn càng chóng chán.

 

2. Xây dựng bộ nguyên tắc của mình

Bạn phải xây dựng bộ nguyên tắc của mình và thực hiện nghiêm chỉnh theo nó, bạn sẽ thấy tiết kiệm được ối thời gian. Bộ nguyên tắc của tôi:

– Thứ tự tầm quan trọng: Gia đình – Công việc – Cá nhân: Đứng giữa lựa chọn về với gia đình và ngồi nhậu với bạn bè, tôi sẽ về nhà.

– Chung thủy: tôi không mất thời gian vào chuyện yêu đương bồ bịch, xung đột gia đình.

– Hướng tới sự tích cực: Không đọc, không nghe các nội dung có tính tiêu cực.

– Các sở thích cá nhân phải đạt tới mục tiêu khác: đọc sách, viết blog (mang lại tri thức), bơi lội (mang lại sức khỏe và sự minh mẫn). Tôi không có sở thích rượu bia, bài bạc, thuốc lá,… vì các sở thích đó đi ngược lại việc đạt các mục tiêu khác.

Bạn có thể xây dựng bộ nguyên tắc đơn giản cho cá nhân mình. Khi có nguyên tắc bạn sẽ có ý thức phải tuân theo.

3. Phải học cách ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là tối quan trọng. Ra quyết định càng nhanh và càng chất lượng càng tốt. Bạn càng chốt một công việc nhanh bạn càng đỡ mất thời gian với công việc đó.

Chần chừ, lưỡng lự, thiếu quyết đoán, cầu toàn là kẻ thù tiêu tốn thời gian của ta.

Bạn phải chăm chút cho kỹ năng này. Thử theo dõi thời gian mình ra quyết định có lâu không. Ví dụ những thứ đơn giản như bạn mất bao lâu để quyết định nên xem phim nào, ăn ở nhà hàng nào, ăn món gì, mặc cái gì, đi bằng gì, mua cái gì…

 

4. Phải tăng năng suất lao động

Nếu một công việc bạn hoàn thành trong 10 phút hãy thử làm nó trong 8 phút. Nếu tổng công việc bạn làm trong 2 tiếng thì hãy thử nghĩ xem có cách nào để làm nó trong 1 tiếng. Hãy nghĩ rằng bạn chỉ có 4 tiếng làm việc thay vì 8 tiếng.

Bạn phải làm sao để khi lặp lại một công việc thì thời gian tiêu tốn cho nó phải ít hơn so với lần kế trước đó, tất nhiên với chất lượng thậm chí còn phải cao hơn. Nếu bạn nghĩ rằng mình có nhiều thời gian thì làm sao bạn có thể tiết kiệm được?

Nguyên tắc này đơn giản mà dễ thực hiện và tôi nỗ lực theo đuổi nó từng ngày.

Time-Management.jpg.pagespeed.ce.FL8l-rZAlo5. Luyện đọc nhanh

Kỹ thuật đọc ý sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đọc. Thay vì đọc lần lượt từ trái qua phải, từ trên xuống dưới thì bạn phải biết rõ mình muốn tìm gì và chỉ tìm nó. Thay vì mất cả tiếng để soát một cái hợp đồng bạn sẽ chỉ mất vài phút. Thay vì mất cả tháng để đọc hết một cuốn sách thì bạn chỉ mất vài ngày.

 

6. Quản lý thông tin cho tốt

Chắc bạn đã có lần mất công sức cả buổi chỉ vì chưa lưu file. Mất vài tuần chỉ vì không back up dữ liệu. Mất cả tiếng để tìm một file dữ liệu nào đó.

Dành thời gian sắp xếp mọi thứ ngăn lắp sẽ kiếm một ít thời gian của bạn nhưng sẽ rất tiết kiệm về sau này.

 

7. Nhận diện và tiêu diệt các nguồn lãng phí thời gian

Bạn có dám từ chối lời rủ đi nhậu vào tối nay của một người bạn? Bạn có khả năng chấm dứt ngay lập tức các cuộc nói chuyện phiếm? Bạn có thể dậy sớm hơn và ngủ muộn hơn?

Bạn có chống lại được cám dỗ đọc tin tức vô bổ trên mạng? Bạn có ngăn cản sự tò mò của mình đối với những chuyện chẳng liên quan tới mình? Bạn có thể ngừng chơi trò chơi điện tử mình đang rất thích?

Bạn có chịu ngừng thói quen than vãn, đả kích, buồn bã, cảm giác mình là nạn nhân?

8. Rèn luyện khả năng tập trung

Đã làm việc gì thì chuyên tâm vào việc đó. Tôi nhớ có cả một cuốn sách rất rày với tiêu đề “Sức mạnh của sự tập trung”.

Cứ vừa làm việc A vừa làm việc B thì thời gian tiêu tốn đương nhiên lớn hơn là làm từng công việc riêng lẻ.

Muốn tập trung vào cái gì bạn phải ham thích nó. Càng ham thích bạn càng tập trung. Đối với công việc thì ham muốn hoàn thành công việc vào một thời điểm rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung.

Ngoài ra cũng còn nhiều kỹ thuật khác bổ sung thêm mà tôi nghĩ ai cũng biết như Kỹ năng lập kế hoạch, có mục tiêu rõ ràng, kỹ năng phân công nhiệm vụ,…Nhưng tôi nghĩ chỉ cần bạn hiểu được kỹ thuật thứ 4 ở đây là quá đủ. Kỹ thuật 4 sẽ đòi hỏi tất cả những thứ khác thì mới thực hiện được.

 

Con người chúng ta đa phần nếu không có sức ép gì thì cứ hoạt động theo bản năng, theo thói quen của mình. Khi bạn không bị áp lực thì bạn sẽ sử dụng thời gian đúng như cũ. Bạn chỉ thấy áp lực phải sử dụng thời gian hiệu quả hơn khi khối lượng những việc phải làm tăng lên (trong khi thời gian không đổi).

Khi bạn độc thân bạn có rất nhiều thời gian. Khi có người yêu bạn phải dành thời gian cho người yêu. Khi có vợ bạn có thể có nhiều thời gian hơn. Khi có 1 đứa con bạn phải dành thời gian cho con. Khi có hai đứa con bạn lại tiếp tục phải chia nhỏ thời gian hơn nữa. Khi chúng nó lớn lên tự lập hơn bạn lại có nhiều thời gian hơn.

Khi thất nghiệp bạn có rất nhiều thời gian, chẳng việc gì phải tối ưu. Khi mới bắt đầu công việc bạn phải cố gắng hòa nhập. Khi đã hòa nhập bạn có nhiều thời gian hơn. Nếu muốn thăng tiến bạn phải nỗ lực nhận nhiều việc hơn.

Chính vì vậy áp lực trong công việc, cuộc sống là sức ép tốt để bạn ngày càng tối ưu việc sử dụng thời gian. Tuy nhiên khi áp lực quá cao vượt quá ngưỡng của bạn thì bạn lâm vào tình trạng stress, stress sẽ làm cho hiệu quả sử dụng thời gian còn giảm hơn so với bình thường.

 

Trong khi sử dụng thời gian chúng ta có một số sai lầm sau:

– Chăm chỉ không phải là biện pháp hiệu quả nhất: Bạn phải dành nhiều thời gian cho tìm phương án trước khi lao đầu vào thực hiện. Không phải cứ lao đầu vào làm rồi thì kết quả sẽ tới, có những người bước đi chậm rãi nhưng họ chọn đường ngắn trong khi bạn chạy rất nhanh nhưng lại chọn đường dài.

– Rút ngắn, bỏ bớt việc phải làm chưa chắc đã tiết kiệm được thời gian: Đi nhanh hơn trên đường, không dành thời gian cho tập thể thao, không dành thời gian lập kế hoạch,…Bạn có thể trả giá cả đời chỉ vì vài phút tiết kiệm mà đôi khi vài phút tiết kiệm đó có thể giải quyết bằng việc làm sớm hơn.

– Biết cái nào hay cái đấy: nếu đã biết cái nào thì phải biết cho tới nơi tới chốn. Nếu cái gì biết chắc là không thể hiểu rõ nguồn cội thì đừng tìm hiểu làm gì. Ví dụ như hiểu biết về vong linh, ma quỷ, bói toán, chính trị….là những thứ không thể tới tận cùng và không giúp bạn điều gì.

– Không quan tâm tới đồng hồ sinh học: Khả năng tập trung của chúng ta chỉ 90 phút là tối đa. sau 90 phút bạn phải dành thời gian để thư giãn. Trí óc vào các thời điểm khác nhau trong ngày sẽ hoạt động khác nhau.

– Thể thao chỉ liên quan tới sức khỏe: Thể thao còn giúp cải thiện trí óc của bạn nữa. Một giờ tập thể thao mỗi ngày giúp bạn làm việc hiệu quả hơn gấp đôi so với không tập thể thao. Một người tập thể thao có đầu óc linh hoạt hơn nhiều so với một người cả ngày ngồi lì bên bàn giấy.

– Chờ đợi tới khi khả năng thành công cao hơn: tâm lý muốn đợi để đủ nguồn lực cần thiết nhằm thực hiện một việc gì đấy là tâm lý chung của chúng ta. Vấn đề là không bao giờ có thể đủ được nguồn lực; nếu ta trì hoãn quá nhiều thì chi phí cơ hội cho việc đó sẽ ngày một tăng thêm. Nếu đã suy nghĩ kỹ càng rằng việc gì phải làm ngay thì hãy làm ngay.

 

Phải biết Từ chối

Từ chối là một kỹ năng quan trọng nó bao gồm hai câu hỏi Ta nên từ chối cái gì và từ chối như thế nào?

Ta nên từ chối những lời mời mà ta thấy rằng chi phí cơ hội của nó lớn hơn nhiều so với lợi ích mang lại. Những lời mời thông thường xoay quan ăn và chơi. Có những cuộc gặp cho ta những cơ hội giao tiếp, học hỏi và cũng có những cuộc gặp giết thời gian.

Để dễ nhận biết là nên từ chối cái gì bạn nên xây dựng bộ nguyên tắc của riêng mình. Bạn sẽ từ chối cái gì và bạn sẽ tham gia cái gì. Những thứ này xuất phát từ giá trị cốt lõi của bạn là gì? (Đối với bạn cái gì là quan trọng?)

Một lý do hợp lý sẽ làm cho bạn rút đẹp và người mời cũng không bị mất mặt.

Nhiều người mắc bệnh cả nể, chấp nhận mọi lời mời. Điều này sẽ dẫn tới việc thời gian của họ bị người khác sử dụng. Họ luôn luôn bận rộn nhưng bận rộn vì những thứ đâu đâu.

 

 

Giảm thiểu thời gian chờ đợi

Có thể bạn không để ý tới thời gian lãng phí cho việc chờ đợi vì nó thường rất là vụn vặt. Ví dụ như đợi bạn bè, chờ tàu xe, xếp hàng đợi tới lượt, đợi con học xong, ….Tóm lại bất cứ việc gì cũng sẽ có một khoảng thời gian dành cho chờ đợi. Ngay cả việc bạn ngồi lên tàu để đi từ Hà Nội vào Đà nẵng cũng được coi là khoảng thời gian đợi.

Thông thường chúng ta lãng phí khoảng thời gian chờ đợi. Vì:

1. Thường thì ta không biết trước phải chờ đợi bao lâu: 

Có một số hoạt động ta biết trước thời gian phải chờ. Ví dụ như bạn có cuộc hẹn lúc 16h, vì sợ tắc đường bạn quyết định đi sớm hơn, bạn có thể dự tính nếu như không tắc đường bạn sẽ đến trước 10 phút. Bạn sẽ đợi trong 10 phút.

Bạn biết khoảng thời gian phải di chuyển giữa hai điểm A và B. Bạn có thể lập lịch bạn sẽ làm gì trong thời gian ngồi trên máy bay, trên tàu, trên xe,…

Hầu hết các chờ đợi còn lại chúng ta bị bất ngờ. Bạn bè đến trễ hơn lịch hẹn. Tàu bè khởi hành muộn hơn lịch. Trời mưa quá to phải tìm chỗ trú, tắc đường, đợi thang máy,….

 

2. Thường thì ta không có nhiều lựa chọn công việc sẽ làm lúc chờ đợi.

Từ khi có điện thoại thông mình thì cầm điện thoại xem tin tức, chơi điện tử là phương án phổ biến của chúng ta. Đây là biện pháp được người ta ưa dùng vì quá tiện dụng.

Những chỗ chờ đợi thường là thiếu tiện nghi khiến bạn khó làm việc, khó học tập. Tâm lý chờ đợi cũng khiến bạn khó tập trung vào làm việc gì ra hồn. Vì vậy, nói chung thì chúng ta thường lãng phí khoảng thời gian chờ đợi.

 

Vậy bài toán đặt ra là bạn phải cố gắng giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi bằng cách:

1. Bản thân bạn phải là người tôn trọng thời gian của người khác: Bạn không bắt người ta phải đợi bạn trong một cuộc gặp, đợi bạn hoàn thành công việc mà bạn phải làm. Nếu người khác thấy bạn tôn trọng thời gian của họ thì họ cũng sẽ tôn trọng thời gian của bạn.

2.Phải nắm rõ công việc bạn định làm: Khi bạn dự đoán được những khoảng thời gian có thể sẽ phải chờ đợi thì bạn sẽ chủ động phòng tránh nó. Ví dụ nếu bạn hẹn một ai đó 16h thì hãy confirm lần nữa với họ trước giờ gặp để họ không quên và để họ biết rằng bạn rất muốn họ đến đúng giờ.

3. Tìm ra một việc nào đó có ích để làm những lúc phải chờ đợi: Ví dụ như đọc sách, nghe nhạc giải trí,…..Chơi game, xem tin tức trên điện thoại cũng là một hình thức giải trí nhưng thường bạn chọn những tin dễ đọc vì vậy tin đó thường là vô giá trị đối với bạn.

4. Chuẩn hóa các hoạt động: phần lớn các hoạt động hàng ngày của bạn mang tính lặp đi lặp lại. Vì nó lặp đi lặp lại nên rất đáng để bạn phân tích tìm ra những điểm mà mình có thể rút ngắn thời gian. Ví dụ như hoạt động đi bơi là hoạt động hàng ngày của tôi, tôi tính toán từng cái đèn đỏ, từng thao tác cho tới lúc xuống bể bơi và từng thao tác khi lên bể bơi. Tôi cũng tránh xa các quán ăn có thời gian gọi món quá lâu, không mua trong siêu thị có hàng đợi thanh toán dài,…

5. Làm những công việc mà kiểu gì bạn cũng phải làm trong những lúc không phải cao điểm: Tại sao bạn hay phải xếp hàng? vì rằng lúc đó cũng có một lượng người tính toán như bạn. Thực tế là hàng người đó không phải lúc nào cũng dài như thế, nó dài vì có nhiều người lựa chọn lúc đó với những nguyên nhân giống như bạn.

 

Comments

comments

1 COMMENT

LEAVE A REPLY