Đổi mới và Cải tiến trong DN (P3: Hệ thống đề xuất)

0
687

Một DN có thể đang trong ở một trong 3 giai đoạn sau đây:

Giai đoạn 1: Người lao động không ngại  đưa ra các đề xuất của mình

Giai đoạn 2: Người lao động được phát triển các kỹ năng đưa ra đề xuất.

Giai đoạn 3: Bắt đầu hướng tới hiệu quả tối đa của các đề xuất.

Tất nhiên DN cũng có thể ở giai đoạn 0; nếu như trong DN một thời gian dài không có bất cứ một đề xuất to nhỏ nào để thay đổi cách làm vốn đang làm thì đó là giai đoạn 0.

Một DN muốn xây dựng trở thành một DN liên tục cải tiến cũng sẽ phải trải qua ba giai đoạn này:

Giai đoạn 1: Người lao động không ngại đưa ra các đề xuất của mình

Mục tiêu của giai đoạn này là làm sao khuyến khích người lao động đưa ra bất cứ các ý tưởng cải tiến nào từ nhỏ tới to, từ đơn giản tới điên rồ.

Người lao động là một mỏ của các ý tưởng cải tiến bởi vì:

– Con người cơ bản thích mọi việc dễ dàng hơn thay vì khó khăn hơn, vì vậy họ sẽ nghĩ ra các cách làm mới đơn giản hơn.

– Bất cứ một mục tiêu nào cũng có nhiều cách thức đi tới.

– Thể hiện mình luôn là mong muốn của người lao động; họ thể hiện mình bằng cách tìm ra các cách làm mới.

– DN nói chung luôn có quá nhiều cái không hoàn hảo và với môi trường bên ngoài liên tục biến đổi thì có rất nhiều cơ hội cho sự cải tiến.

cai tien va doi moi p3-evelope

Để thực hiện được mục tiêu của giai đoạn này DN cần tạo ra động lực cho người lao động:

Theo tam giác Maslow, tạm chia động lực ra làm 2 nhóm đó là 1.Vật chất và 2.Tinh thần. Người lao động đưa ra ý tưởng và được lợi vì ý tưởng đó. Người Nhật trả thưởng cho mọi ý tưởng cho dù đó là ý tưởng vô giá trị; phương tây trả thưởng theo % hiệu quả.

Người Nhật trả thưởng cho cả những ý tưởng vô giá trị vì nó sẽ giúp khuyến khích người lao động tiếp tục đưa ra các ý tưởng và biết đâu ý tưởng tiếp theo lại tốt hơn. Nếu như không trả thưởng cho ý tưởng vô giá trị thì có thể làm cho người đó cảm thấy mất ý chí và không còn muốn đưa ra ý tưởng nữa.

Nhưng người Nhật cũng không trả thưởng cao cho các ý tưởng có hiệu quả cao. Nguyên nhân vì họ cho rằng việc đưa ra ý tưởng như là một nghĩa vụ chứ không phải là một giá trị tăng thêm. Ta có thể thấy người Nhật dùng nhiều động lực tinh thần.

Phương tây thì rất sòng phẳng, họ đương nhiên không trả thưởng cho các ý tưởng vô giá trị. Dù sao việc trả tiền cho các ý tưởng vô giá trị sẽ khiến cho ngày càng nhiều hơn các ý tưởng vô giá trị. Phương tây lại trả thưởng rất cao cho các ý tưởng mang lại hiệu quả cao, điều này khuyến khích người lao động tìm tòi các ý tưởng thực sự. Ta thấy phương tây dùng nhiều động lực vật chất.

Chúng ta, DN Việt Nam, có thể theo cách của người Nhật hoặc theo cách của người phương tây tùy thuộc vào việc chúng ta là ai. Con người Nhật vốn đã chăm chỉ, kỷ luật, kiên nhẫn; người phương tây thì làm việc chuyên nghiệp. Dường như khi phương tây áp dụng cách của người Nhật sẽ không bằng người Nhật và ngược lại.

Sau khi đã lựa chọn được cách tạo động lực, DN cần phổ biến nó tới từng người lao động để họ biết rõ được.

cai tien va doi moi p3-kaizen

Giai đoạn 2: Người lao động được phát triển các kỹ năng đưa ra đề xuất.

Mục tiêu của giai đoạn này là tạo ra môi trường cần thiết cho các ý tưởng tốt. Các mẫu biểu có thể được xây dựng rõ ràng thành từng bước như 1.Mô tả vấn đề, 2.Mô tả ý tưởng, 3. Mô tả cách thức thực hiện; 4. Dự đoán hiệu quả,….

cai tien va doi moi p3-kaizen 2Tại giai đoạn 1 không thể thực hiện việc trên vì người lao động có thể tắt ngóm động lực đưa ra ý tưởng khi có quá nhiều chỗ trống cần điền.

Đối với người lao động thì DN sẽ nâng cao nhận thức của họ về hiệu quả công việc, khuyến khích họ gia tăng năng suất. Người lao động cũng được đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề.

Đối với người tiếp nhận các ý tưởng thì được đào tạo về kỹ năng phản hồi các ý tưởng. Nếu chê một đề xuất có thể dễ bóp chết một ý tưởng lớn trong tương lai. Trả lời làm sao mà người lao động vẫn happy cho dù ý tưởng của mình bị từ chối.

Giai đoạn này có một khó khăn là người quản lý thường chủ quan cho rằng mình mới có khả năng đưa ra các ý tưởng, các ý tưởng của những người phía dưới chỉ tổ tốn thời gian xử lý. Khi có suy nghĩ này thì đương nhiên người lao động sẽ cảm nhận được.

 

Giai đoạn 3: Bắt đầu hướng tới hiệu quả tối đa của các đề xuất.

Mục tiêu của giai đoạn này là hướng tới hiệu quả của đề xuất. Chúng ta không thể thành công lớn với quanh quẩn các ý tưởng nhỏ.

cai tien va doi moi p3-eficiencyTại giai đoạn này DN xây dựng một cơ chế chuyên nghiệp để tiếp nhận và xử lý các đề xuất. Hệ thống tổ chức,  quy tắc đưa ra đề xuất, tiêu chuẩn đánh giá và các biểu mẫu.

DN cũng phải có một chiến lược lâu dài kết hợp với cơ chế để ngày càng hướng tới hiệu quả của đề xuất bao gồm đào tạo người lao động, các chiến dịch, các hoạt động hướng dẫn và hỗ trợ.

Dù sao ta không thể bắt một người có khả năng bơi 100 m bơi 1000m, nhưng nếu như mỗi ngày chỉ tăng thêm 10m bơi thôi thì mốc 1000m hoàn toàn có thể làm được. Điều này gợi ý cho DN rằng khi người lao động còn đang là học sinh tiểu học thì đừng mong có các đề xuất có chất lượng đại học.

Đừng quá kỳ vọng về việc phát sinh các ý tưởng hiệu quả cao tại giai đoạn 1. Cũng đừng vội vàng đốt cháy giai đoạn vì điều đó sẽ rất dễ thất bại. Ví dụ DN nếu hướng tới hiệu quả ngay lập tức tại giai đoạn 3 thì sẽ yêu cầu rất cao về chất lượng đề xuất; người lao động sẽ nhanh chóng bị nhụt chí khi không thể đưa ra các ý tưởng đạt yêu cầu.

 

Đề xuất và Góp ý

Khi dùng từ “Đề xuất” ta thường hiểu là người lao động trình bày ý tưởng của mình lên cấp trên. “Góp ý” là việc đưa ra ý kiến với mong muốn hoàn thiện, làm tốt hơn một cái gì đó. “Góp Ý” thường được hiểu là người lao động trình bày ý tưởng cho người đồng cấp. Ta thường nghe tới cụm từ “đề xuất lên cấp trên” mà không phải “góp ý với cấp trên”.

Mục đích cuối cùng của hai hoạt động này cũng chỉ là việc đưa ra ý kiến để làm tốt hơn một cái gì đó vì vậy thực thế hai cụm từ này là ngang nghĩa nhau. “Đề xuất” thường được dùng trong văn cảnh trang trọng còn “góp ý” dùng trong văn cảnh dân dã hơn.

Comments

comments

LEAVE A REPLY